Doodle est un outil en ligne populaire qui permet de réaliser collectivement une prise de décision. S’il est simplissime à utiliser, la mise en place d’un sondage comporte plusieurs écueils à éviter.
Les recommandations générales
Définir la période pour exprimer ses possibilités. La question est posée durant un laps de temps précis, le doodle est alors clôt, une réponse est retenue et communiquée aux participants, puis on passe à autre chose. Il ne faut pas laisser traîner le sondage car l’incertitude est justement ce que l’on cherche à éviter en demandant à chacun d’exprimer son avis.
Limiter les réponses possibles. Personne n’aime fouiller dans des listes de 60 options pour faire une sélection. Cet outil technique n’est pas là pour résoudre votre problème humain de coordination, mais simplement pour appuyer sa résolution.
Utiliser systématiquement l’option oui/non/si nécessaire. La vie des personnes est souvent ajustable… pour peu qu’on s’y prenne suffisamment tôt. Ainsi un « non » signifie véritablement non, et un « oui » véritablement oui. Entre les deux, on rend le flou explicite et on prend en compte les difficultés des gens.
Le cas des réunions
Doodle est plus adapté aux groupes de personnes sans de nombreuses contraintes temporelles individuelles. Pour les personnes au sein d’une entreprise, il est préférable d’utiliser les outils associés aux agendas partagés des collecticiels : ils permettent la recherche automatique de créneaux libres, la réservation de salle et de matériel, etc.
Plus spécifiquement, pour les choix de date et heure d’une réunion, on restera efficace en gardant le doodle simple.
Ne pas surcharger la grille des réponses. Faire des aller-retours entre son agenda personnel et le doodle est laborieux. il convient de proposer une liste restreinte de choix. Pour les possibilités de réunion, le rôle du doodle est de permettre le choix final, et non pas de les dégrossir.
Proposer des créneaux complets de réunion et non des petits bouts qu’on assemble. Par exemple 13h30 → 16h00 et non pas 13h30 → 14h00, 14h00 → 14h30, 14h30 → 15h00, 15h00 → 15h30, 15h30 → 16h00. La seconde solution est certes plus modulable, mais en pratique elle est aussi beaucoup plus casse-pieds : elle oblige à répondre 5 fois au lieu d’une. Également, les gens peuvent arriver un peu avant ou un peu après. Le choix d’un créneau permet d’y placer la réunion sans nécessairement coller aux moments de début et de fin.
Limiter l’étendue de la plage de réponse. Étaler les possibilités de réunion sur des semaines entières est contre-productif lorsque l’on souhaite rassembler des personnes. Un des objectifs du doodle est d’arriver à un arbitrage (que l’on espère consensuel) en forçant la prise de décisions explicites, il convient donc de proposer une période resserrée − par exemple 2 semaines.
Et les autres outils ?
Il existe des outils libres semblable à Doodle − comme FramaDate, 10PO et Papillon. Certains apportent des options supplémentaires comme le vote pondéré, mais aucun ne propose une interface agréable à utiliser et des options importantes manquent : intégration dans les outils d’agenda (exportation iCalendar, synchronisation iCal/Google, etc),
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